Guía práctica para sacar el máximo partido a InsertMyComments.com

Insertar comentarios desde un PDF en su documento fuente nunca será una operación perfecta al 100 %. El mero acto de copiar texto desde un PDF, incluso con herramientas profesionales como Adobe Acrobat Pro, ya presenta dificultades: el contenido se desordena, se pierde formato, o se omiten cuadros, numeraciones o notas al pie. Y eso solo al intentar obtener el texto plano. Imagínate el reto que supone insertar con precisión ese contenido en otro documento.

Por otra parte, no todos los documentos fuente contienen realmente el texto visible en el PDF. Hay estructuras que generan el contenido “al vuelo”: campos calculados en Word, referencias cruzadas en XML o LaTeX, texto en atributos, metadatos o macros… Todos estos casos pueden impedir localizar el fragmento original o reconstruirlo fielmente.

InsertMyComments no es una excepción a estas limitaciones estructurales. Como cualquier herramienta que interactúa con PDFs y documentos complejos, puede encontrar obstáculos tanto al extraer correctamente el texto resaltado como al insertarlo después en su destino. Lo importante es que cada uno de estos casos se analiza y se trabaja para mejorar.

Para seguir esa evolución, dispones de un infográfico de alcance , donde puedes intuir el estado actual de cada combinación de PDF y documento fuente según el color, el posicionamiento y algunas etiquetas clave.

Este mismo artículo se actualiza en paralelo: cada mejora en el sistema se refleja tanto en el infográfico como en el contenido de esta guía, para que siempre tengas una referencia fiable y al día. A continuación verás dos apartados complementarios:

  1. Una explicación clara de los dos sistemas de trabajo que ofrece InsertMyComments:
    — uno más manual, en el que tú controlas cada detalle,
    — y otro asistido por inteligencia artificial, que automatiza gran parte del proceso.
  2. Un repaso práctico, caso por caso, según el tipo de documento fuente que estés utilizando (Word, XML, LaTeX, etc.), con consejos concretos para maximizar el porcentaje de acierto en cada situación.

1. ¿Quién hace el trabajo editorial: tú o la IA?

InsertMyComments automatiza siempre la inserción; la diferencia es quién pule antes los comentarios.

Camino A – Preparación manual, inserción automática (sin IA)

Este modo está pensado para quienes actúan como revisores o editores: personas que no crean el comentario, pero que lo afinan antes de insertarlo. Su tarea consiste en depurar el contenido del comentario y preparar correctamente el texto resaltado, para que la herramienta pueda aplicar los cambios con precisión, sin intervención de inteligencia artificial.

InsertMyComments actúa aquí como un pegador automático: copia y sustituye lo que tú le has indicado, sin reinterpretar nada.

✅ Ventajas

  • Inserción literal y predecible.
  • Velocidad máxima de procesamiento.

🧩 Consideraciones

  • Requiere preparar manualmente cada comentario y cada resaltado.
  • No se permite ambigüedad: el texto a sustituir debe ser exacto y único.
  • No hay interpretación automática: el sistema no reformula ni corrige.
  • La calidad del resultado depende totalmente de cómo se prepare el caso.

✍️ Cómo preparar correctamente los comentarios

Caja de comentario

Debe contener solo la palabra o frase exacta que debe reemplazar el texto resaltado.

Ejemplos:

  • ❌ ¿Quizás mejor niña?
  • ✅ niña

Texto resaltado

No es necesario que lo alargues por miedo a que haya muchas coincidencias: el sistema amplía automáticamente el contexto para localizar una instancia única, incluso sin IA.

Pero si prevés que el cambio afectará al entorno gramatical (género, artículo, concordancia…), entonces amplía tú el resaltado y el comentario.

Ejemplos:

  • ❌ “niño” → “niña”
  • ✅ “el niño” → “la niña”

Camino B – Preparación asistida por IA, inserción automática

Este modo está pensado para quienes prefieren evitar la preparación manual de los comentarios y dejar que el sistema asuma el papel de editor previo. InsertMyComments con IA interpreta lo que quiso decir el autor, limpia el comentario, y corrige automáticamente los errores de concordancia gramatical (género, número, artículos, preposiciones…) en el contexto de la inserción.

Eso sí: aunque no tengas que preparar nada de antemano, sí deberás revisar el resultado después.

✅ Ventajas

  • Ahorro de tiempo: no necesitas editar los comentarios ni ajustar los resaltados.
  • El sistema corrige automáticamente aspectos gramaticales del contexto de inserción.
  • Ideal para procesar muchos comentarios de golpe con revisión posterior más ligera.

📎 Consideraciones

  • El procesamiento puede tardar un poco más, especialmente con muchos comentarios.

✍️ Cómo revisar correctamente los comentarios

Tanto en el modo de preparación manual como en este, se genera un informe técnico detallado, donde cada comentario va marcado con una letra según el tipo de intervención que ha aplicado la IA:

  • A: inserción literal sin cambios.
  • B: se amplió el contexto del resaltado.
  • C: se filtró el contenido del comentario.
  • D: se aplicaron ajustes gramaticales.

Este informe también se genera en el modo manual, pero aquí es especialmente útil, porque te permite priorizar la revisión:

👉 Puedes centrarte en los comentarios con intervención alta (B, C o D) y omitir los que se insertaron de forma literal y directa (tipo A).

2. Qué puedes hacer hoy según tu tipo de documento

InsertMyComments parte de un principio simple: se basa en un PDF con comentarios resaltados y aplica los cambios automáticamente en un documento fuente editable que tú subes.

Este bloque te explica, paso a paso, qué formatos se admiten en cada rol (portador de comentarios y documento editable) y qué condiciones deben cumplirse para que todo funcione con precisión.

2.1. Documento portador de comentarios: solo PDF (por ahora)

Actualmente, InsertMyComments solo acepta como base de comentarios el formato PDF. Es el soporte estándar en entornos editoriales profesionales, especialmente en procesos de corrección de pruebas, galeradas o revisiones externas.

Otros formatos como Word, Google Docs, LibreOffice o similares también permiten insertar comentarios, pero nuestra herramienta todavía no admite su procesamiento automático. Por ejemplo, aún no es posible que InsertMyComments lea directamente los comentarios de un archivo .docx y los aplique sobre ese mismo documento.

Estamos centrados en los comentarios resaltados del PDF porque son los más frecuentes en procesos intensivos de anotación (decenas o cientos de intervenciones), mientras que los comentarios nativos en Word u otros editores suelen usarse para revisiones puntuales entre autores o correctores.

2.2. Tipo de comentarios: solo resaltados (highlights)

InsertMyComments trabaja exclusivamente con comentarios basados en texto resaltado.

Son los más estables, ampliamente compatibles y visualmente claros.

Otros tipos de anotaciones (cuadros de texto, globos, tachados, subrayados, flechas, dibujos a mano alzada, sellos…) no pueden procesarse aún.

Si ya tienes comentarios en otro formato, puedes convertirlos manualmente o con herramientas externas como:

  • pdfannots2highlight.py (Python)
  • Funciones de exportación de Skim, Xodo, o Adobe Acrobat Pro

Estamos trabajando para ampliar compatibilidad progresivamente.

2.3. Documento fuente editable

Los cambios se aplican sobre un documento fuente que tú subes. Actualmente aceptamos:

  • ✅ Word (.docx): soporte completo y robusto. Es el formato más estable y preciso, compatible con casi todos los flujos editoriales.
  • ✅ XML estructurado: aceptamos modelos ampliamente usados como DocBook, TEI, JATS, e incluso HTML bien formado. El motor detecta etiquetas y mantiene la estructura.
  • 🔴 InDesign / IDML: de momento, InsertMyComments no puede operar directamente sobre .indd, pero puedes exportar tu proyecto desde InDesign como IDML (que es XML) y aplicar los cambios allí.
    • ➤ Es un flujo de ida: una vez procesado, tendrás que reimportar el IDML a InDesign manualmente.
    • ➤ Estamos explorando vías para automatizar esto, pero aún no es posible.
  • 🟡 LaTeX (.tex): puedes subir un .tex directamente, y funcionará si el texto resaltado está en zonas limpias, sin comandos ni macros.
    • ➤ Si el texto aparece dentro de \textbf{} u otras instrucciones, puede fallar la coincidencia.
    • ➤ Como alternativa avanzada, puedes convertir el .tex a XML (por ejemplo, con LaTeXML) para facilitar la inserción.
  • 🔵 TXT (.txt): también se admite como documento fuente. Aunque es poco habitual que un .txt dé origen a un PDF comentado y se quiera retroactivar, funciona como cualquier otro formato.
    • ➤ El texto debe coincidir exactamente con el resaltado del PDF.
    • ➤ No hay etiquetas que estorben, pero tampoco ayudas: cualquier espacio, tilde o salto puede hacer fallar la inserción.

📎 Consejo general: asegúrate de subir un documento continuo y limpio. Si tu fuente está repartida en múltiples archivos (como ocurre en proyectos DITA o en XMLs fragmentados), fusiónalos previamente en un único archivo antes de usar la herramienta.

Esto puede hacerse fácilmente con un simple comando desde la línea de comandos (CMD) en Windows:

copy /b *.xml archivo_unico.xml

Esto unirá todos los .xml de la carpeta (en orden alfabético) en un único archivo llamado archivo_unico.xml. También funciona con .txt, .tex u otros formatos de texto plano.

2.4. Editores alternativos y formatos especiales

Además de Word o XML, también puedes trabajar con otros editores ampliamente usados si sabes cómo integrarlos en el circuito. Todos los siguientes permiten exportar a .docx y/o .pdf, por lo que puedes seguir el mismo flujo que en el caso estándar:

  • ✅ Google Docs, LibreOffice, OnlyOffice, Zoho Writer…
    • ➤ Descarga tu documento como .docx, crea un .pdf con comentarios, y aplica los cambios en el .docx original usando InsertMyComments.
    • ➤ Luego puedes volver a subir el documento corregido a tu plataforma original si lo necesitas.
  • 🔴 Markdown (.md):
    • ➤ No hay soporte directo para .md, pero puedes convertirlo fácilmente a .html o copiarlo en un .docx limpio para usarlo como fuente.
    • ➤ Útil en contextos técnicos o documentación rápida.

3. Conclusión y próximos pasos

Con el tiempo, esta guía se irá refinando como lo hace el sistema: paso a paso, comentario a comentario.

Si formas parte del mundo editorial, técnico o académico y trabajas con documentos y anotaciones, esperamos que InsertMyComments se convierta en un aliado invisible pero eficaz.

Y si algo no funciona como esperabas, háznoslo saber: muchas de las mejoras que ves aquí empezaron con una simple duda enviada por un usuario como tú.

← Volver a la página principal